SeaTable 携手杭州首光照明 | 助力小型制造企业实现销售、采购、加工、财务全流程数字化

作为杭州首光照明的负责人，陈先生是个谦虚又务实的人。虽然已经入行多年，凭借着稳定的产品质量、健全的客户服务体系，在国内外贸易中积累了很多忠实客户，赢得了良好的企业口碑，但他还是把自己看作照明行业的新人，始终坚持着学习和创新的精神。这既体现在了企业LED产品屡获订单上，也体现在了他的微信昵称上：LED小学生，一个经常让老外客户也感兴趣的名字。同时，他还是一个很有数字化意识和产品化思维的人。比如为了提高财务工作中财税报销、发票验真、账单记录等应用场景的效率，他参与开发了增值税发票识别系统；为了实现企业的销售、采购、加工、财务全流程数字化，他着手用 SeaTable 搭建了灵活的数据管理平台。

数据滞后不透明 团队协作效率低

说起数字化，陈先生深有感触。之前企业的销售、采购、生产等都是通过微信等工具进行沟通交流，用纸质订单处理，最后在统计时会用一下电子表格，所有过程都是人工来操作的。随着订单的增加，也一直在尝试使用一些软件，但是对数据的体现都不够直观。因为是贸易和生产型企业，对原材料的需求非常多，每个材料也有很多种类，随着项目的增多，如果全是人工处理的话，首先在效率上就低很多，其次非常容易出错，在统计数据时，数据更新也不够及时，统计分析也不够丰富和直观。

用陈先生自己的话来说，虽然也一直在不停地尝试使用市面上的协同办公类产品，但始终不能达到企业管理的需求，离流程数字化还有些距离。标准化管理软件满足不了所有工作需要，不能快速适应业务流程的变化和个性化需求。而且也不是每家小企业都有实力或愿意使用、定制昂贵的ERP系统和信息管理软件等，有的系统让自己无从下手，里面很多功能用不到。对于大多数小型生产企业来说，在人员并不是很充裕的情况下，就需要不断寻找可以提高工作效率，最大程度降低企业成本的机会。比如日常工作按顺序可以整理为：录入销售订单→生成采购计划→生成采购订单→生成加工计划→生成加工订单→完成订单。架构如下图：

全方位数据整合 打破数据孤岛

“现在我用 SeaTable 来组织和管理销售、采购、加工、财务数据，虽然核心和有些ERP差不多，数据库配合流程、权限、关联，但用 SeaTable 足够快、足够轻，定制相当快。比开发，比框架，比低代码都快得多，需要什么功能就去增加什么。最关键的一点就是直接把表格展示给你，直接用，直接改，最直观。直面数据，并且在权限的范围内，可以方便操作，使用时特别高效，而不用创建表单再提交。”

“我把自己搭建的表格叫做管理表或后台管理。表格里的每一个字段都是我们实际需要用的，不多不少，完全自由增加。”

虽然不同行业不同公司有不同的用法，但陈先生的心里话也恰恰反应了 SeaTable 的功能丰富性和使用自由度。作为一款以在线协同表格为基础的新型数字化平台。它支持“文件”“单选”“协作人”“公式”等丰富的数据类型，帮助用户用表格的形式来组织和管理各类信息。在表格基础上，它还支持自定义工作流、应用搭建、数据分析等丰富的扩展功能，让团队和企业快速搭建出灵活的业务系统和软件应用，低门槛实现工作的数字化。这正契合了陈先生企业的需要。

陈先生根据业务的全流程数字化需求，在 SeaTable 上把架构分为三大块：表格、脚本、公共数据集。

• 表格：如销售订单表、原料物料表、财务表等。

  表格由每个表格、子表、视图、字段组成，这些作为表格的基础。

  陈先生用表格丰富的字段类型，如数字（多格式）、单选、文件、图片、协作人、创建者、创建时间、修改者、按钮、链接其他记录、链接公式等，结构化地记录和管理业务数据，快速建立起数据引擎，而且界面清晰美观，表头下拉箭头、行高等可设置。

  子表之间通过“链接其他记录”列类型或数据处理中的“自动添加链接”跨表链接关联数据，在此基础上通过“链接公式”列类型轻松实现 lookup、countlinks、rollup（总和、平均值、最大值、最小值等）、findmax 等自动跨表计算。比如销售订单表中的“订单总数量”“订单总金额”等列就用了 rollup 来自动计算总和。

  子表上可增加多个表格视图，每个视图可以有不同的过滤、排序、分组等条件，数据按条件自动整理。这使得团队中其他人可以快速切换查看不同角度的数据。同时单个视图可用于链接子表时限制到某个视图；可直接共享给其他部门、群组；还可以发布为公共数据集。

• 公共数据集：用来解决独立表格之间交换数据。

  如果一个表格中的数据需要复用，可以在发布为公共数据集后，导入到其他表格。陈先生充分利用了此功能，为不同环节都建立了不同的公共数据集，让数据贯穿了整个生产周期。这不仅避免了数据重复维护和管理的工作量，也减少了权限检查方面的复杂性，即便原始数据删除或取消了访问权限，也不影响现有表格的数据。

• 脚本：用完善的 Python API 快速地开发自定义数据处理流程。

  在表格的脚本里，陈先生导入或新建了多个自定义 Python 脚本，由平台调度运行，并有详细的脚本日志。脚本在自动化规则、按钮列类型等功能中都可以使用。比如在销售订单表中使用按钮列类型的运行脚本来一键生成BOM；在原材料订单表中用按钮运行脚本生成采购订单；通过脚本实现不同表格中公共数据集的一键同步更新；还可用于和第三方系统进行连接和整合等。

综上所述，陈先生结合企业实际需求点，用 SeaTable 灵活配置数字化系统，实现了以前需要多个文档、多个系统才能解决的需求。子表之间自动跨表链接和计算。销售、采购、生产等不同表格形成关联，数据高效同步，业务全流程数字化。减少了企业重复劳动，实现了不同部门间、不同业务环节间信息的共享与流动、制约与监管，大大提高了企业整体协作效率和管理效率。

权限控制灵活 管理没有死角

陈先生的企业使用的是 SeaTable 团队版，平时有销售、采购、生产、财务等主要业务人员在使用。团队版中可设置部门层级结构、创建群组，以及为它们设置管理员、成员。比如部门/群组中的表格可以发布公共数据集；可以创建工作流来自定义审批流等各种工作流程，让团队中的协作更明确和有序。这使得陈先生团队的工作流程、业务办理更加规范化和数字化。

再具体到表格来说，表格不仅可以多人实时协作，更可以进行企业级管理。可设置只有管理员可以增加和删除子表；只有管理员可以锁定和解锁视图；可以对导出、复制、打印表格进行限制；可以对子表设置谁能查看行、编辑行、增加行、删除行；可对某列设置谁能编辑；可锁定行。比如在销售订单表中，对公共利润子表设置了只有管理员才可以查看。

在共享方面，可以共享表格、子表、单个视图，更可以自定义共享；在共享方式上可以直接共享给群组、部门，也可以通过邀请链接（可设密码、有效期）邀请别人来只读或协作编辑；还可以把表格、单个视图的外部链接（只读权限的公开链接）发给别人。综合来说，从部门到角色，从表格到工作流，灵活的权限控制和配置让企业管理没有死角，数据协同更高效。

全流程数字化应用场景

销售管理

陈先生为销售部门单独建立了表格，专门用于销售人员录入销售订单等信息。增加多个子表记录不同数据，子表间跨表链接和自动计算。如下图：

由于陈先生的表格是以财务部门为核心，通过销售订单号来串联其他环节的工作，所以销售订单表格中的“销售订单号”是通过公共利润表的公共数据集拉取的，这方便后续直接在利润表中根据订单处理财务方面的数据，如图：

采购管理

根据销售订单的信息来确定采购部门的工作，陈先生根据采购方式和需求为采购工作建立了如下几个子表。

以采购计划为例，通过使用脚本，从提前建立好的物料清单BOM（如下图所示）中拉取数据，然后将要下单的物料先写到”生成采购计划“表中，然后将物料号合并后写入到”采购计划“表中。合并物料信息的同时使生成的”采购计划“表对应销售订单的生产物料信息，以便保留数据，后续追溯。

同时通过脚本实现订单的生成与反生成，采购员在”采购计划“表中，选择价格、需要微调的数量，配合最小包装量，获得下单的数量，通过生成按钮配合脚本写入到采购表，如果订单下错了，或者需要更换供应商，那么只要点击反生成，就可以将已经生成订单的删除，重新生成采购订单。

加工管理

采购部门的工作完成后，由采购员来录入加工计划，承上启下，开启加工部门的工作。陈先生也根据加工工作的需求建立了如下几个子表进行加工管理，实现的方式与采购管理大致相同。使用脚本拉取BOM中的数据到”生成加工计划“，合并后推到”加工计划“表中，由采购员在“加工计划表中”进行选择价格，选择加工厂，生成加工订单明细和加工订单的总表，如果有更改，使用脚本进行反生成。

发票管理

由于是生产型的企业，平时对于各种原材料的需求也比较大，采购、加工、销售等最根本的数据还是财务上的资金流转。陈先生以财务为中心，一切子表围绕财务展开建立了下图中的原材料订单表格。

以其中的“发票管理”子表为例，在供应链的工作环节中经常会涉及到对账，如果每张发票都需要手工输入信息，那就会面临两个问题：

1. 需要一定的工作量、消耗时间，效率低下。
2. 手工录入有可能输入错误。

陈先生通过建立子表来收集发票信息，用户在这张表中，只需要2个动作：

1. 选择这个发票对应哪次对账。
2. 上传发票图片。

结合脚本自动化规则，将发票图片上传到百度的人工AI进行发票识别(每月1000次免费)，验证发票真伪(收费)。然后通过脚本，比对百度返回的发票识别内容，对比金额是否正确，时间是否合理，开票抬头、税号、税率等是否正确，验证发票真伪并记录在子表中。

陈先生根据自己日常工作的需求，编写如下图所示的不同功能的脚本并上传到了 SeaTable 内（脚本编写可参考 SeaTable 使用手册）。

公共数据管理

一个完整的生产周期包括了原材料的采购数据，加工数据，销售订单数据，为了实现让数据贯穿整个生产周期，陈先生在每一个环节都建立了不同的公共数据集。例如在原材料采购管理的表格中分别建立了“公共物料的价格表”“公共加工工序表”“公共原材料的供应商”通过导出为公共数据集，使得采购环节的数据在后续的生产管理、销售管理时也可以跨表格使用。

通过同步功能的API进行不同表格中公共数据集的一键同步更新，让每一个环节的数据紧密联系起来。如下图：

总结

全流程数字化还体现在数据的统计分析上，陈先生用高级统计插件建立了图表类型丰富的数据大屏仪表盘，包括了销售、采购、生产、财务等数据报表、分析图表。自动更新，查看直观，形成了完整的数据闭环管理。同时陈先生也在研究其他应用场景。用他的话来说，大家都知道数字化能为企业赋能赋智，但它不能给中小制造企业带来大的经济负担，而 SeaTable 就比较适合我的企业需求，以协同表格为基础实现业务流程数字化，功能丰富，实用易用，这也是我有意识地寻找灵活性较强的软件的原因，大家可以灵活使用，希望我们都不断变得更好。

Last modified by seatable, 2022-08-08